Personvernerklæring

Dato: 15.06.2020

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Bergen Pistolklubb, heretter «idrettslaget», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).

Idrettslaget ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget. Det daglige ansvaret er delegert til styremedlemmer kursansvarlig og webmaster. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.

Vår bruk av personopplysninger

Idrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen

Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i idrettslaget som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor idrettslaget.

Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.

Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).

Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.

Hvilke personopplysninger vi samler inn og hvorfor vi samler de inn

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i idrettslaget. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.

I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.

Kommentarer

Når besøkende legger inn kommentarer på siden, lagres informasjonen gitt inn i kommentarskjemaet i tillegg til IP-adressen til den besøkende og den besøkendes nettleserversjon. Dette gjøres for å bidra til å unngå useriøse kommentarer.

En anonym tekststreng generert på grunnlag av e-postadressen din (også kalt en «hash») kan bli sendt til tjenesten Gravatar for å undersøke om du har en konto der. Personvernerklæringen til Gravatar ligger her: https://automattic.com/privacy/. Etter at kommentaren din er blitt godkjent, vil profilbildet ditt være synlig for hvem som helst i forbindelse med kommentaren din.

Media

Hvis du laster opp bilder til nettstedet, bør du unngå å laste opp bilder som inneholder informasjon om stedet det er tatt (EXIF GPS). Besøkende på siden kan laste ned og hente ut slik informasjon fra bilder på siden.

Informasjonskapsler

Hvis du legger inn en kommentar på dette nettstedet, kan du be oss om å huske navn, e-post og nettsted. Denne informasjonen lagres i en informasjonskapsel og er der for å gjøre ting lettere for deg. Du trenger da ikke å gi inn denne informasjonen på nytt neste gang du legger inn en kommentar. Disse informasjonskapslene utløper etter ett år.

Hvis du har en konto og logger deg inn på dette nettstedet, vil vi opprette en midlertidig informasjonskapsel for å avgjøre om nettleseren din støtter bruk av dette. Denne informasjonskapselen innholder ingen personopplysninger og forsvinner så snart du lukker nettleseren din.

Når du logger deg inn, blir det opprettet informasjonskapsler som lagrer innloggingsinformasjonen din og valg du har tatt når det gjelder hvordan innhold skal vises. Informasjonskapsler med innloggingsinformasjon utløper etter to dager, mens de med visningsvalg varer i ett år. Hvis du krysser av for «Husk meg», vil innloggingsinformasjonen din oppbevares i to uker. Hvis du logger deg ut av kontoen din, vil disse informasjonskapslene forsvinne.

Hvis du redigerer eller publiserer en artikkel, vil ytterligere en informasjonskapsel bli lagret i nettleseren din. Denne informasjonskapselen inneholder ingen personopplysninger, men bare ID-en til artikkelen du nettopp redigerte. Den utløper etter én dag.

Innebygd innhold fra andre nettsteder

Artikler på denne siden kan inkludere innebygd innhold (f.eks. videoer, bilder, artikler osv.). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om den besøkende hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra.

Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler eller bygge inn sporingssystemer fra en tredjepart og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.

Videoovervåking

Idrettslaget benytter utendørs videoovervåking. Formålet er å sikre skytebanen mot hærverk, innbrudd samt ivareta sikkerhet til medlemmene. Videoovervåkning er i samsvar med gjeldende lover og regler og er underlagt Datatilsynets retningslinjer og krav.

Grunnlag for behandling

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i idrettslaget er først og fremst medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.

For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte idrettene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor idrettslaget.

Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.

Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg

Personopplysningene du registrerer lagres på en server hos Proisp.no, Lindorff og idrettens informasjonssystemer som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern.

Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se Utlevering av personooplysninger) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.nif.no.

Idrettslaget sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i Idrettslaget. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.

Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.

Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.

Rettighetene dine når det gjelder opplysninger vi har om deg

Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor idrettslaget i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til gdpr@bergenpistolklubb.no

Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på MinIdrett.

Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.

Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.

Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.

Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til idrettslaget, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.

Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.

Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.

Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på gdpr@bergenpistolklubb.no

Endringer i vår personvernerklæring

Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.